Privacy policy

Thank you for your interest in the website of the Sprach- und Kulturbörse der Technischen Universität Berlin (TU Berlin). The protection of the personal data of visitors to the websites of the Sprach- und Kulturbörse der TU Berlin is very important to us. Therefore, we would like to inform you about the data protection of this website at www.skb.tu-berlin.de/.

Object of data protection

Data protection deals with personal data. According to Article 4 No. 1 of the European Data Protection Regulation (EU GDPR), this is any information relating to an identified or identifiable natural person, i.e. any information that can be used to identify you. This includes, for example, details such as name, private address, email address or telephone number, but also usage data such as your IP address.

It goes without saying that the Language and Culture Exchange of the Technical University of Berlin observes the legal provisions on data protection and other legal regulations and requirements.

We do everything we can to ensure that you can trust us with your personal data. The transmission of personal and sensitive data is encrypted. In addition, our websites are protected by technical measures against damage or unauthorized access.

General data protection notice

1. When you access web pages of the Sprach- und Kulturbörse der TU Berlin or download data from these pages, information about this is stored in a log file with the following content:

- the IP address of your device,

- the date and time of the page view,

- the page accessed or the name of the file accessed,

- the amount of data transferred,

- the "user agent string" of your web browser,

- the web page from which you accessed the current page or file

- and the status message whether the access or retrieval was successful.

Diese nicht anonymisierten Logdaten werden nach zwei Wochen automatisch gelöscht, nicht archiviert und ausschließlich zu nichtkommerziellen Zwecken genutzt. Sie werden nur im Bedarfsfall manuell eingesehen und zur Fehleranalyse, Optimierung oder Untersuchung von Missbrauchsfällen oder Performance-Engpässen benötigt. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. c EU-DSGVO dar. Ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 EU-DSGVO ist nicht möglich aufgrund fehlender technischer Realisierbarkeit.

2. In order to protect your transmitted data as best as possible, we use SSL encryption for any data transmission. You can recognize such encrypted connections by the prefix "https://" in the page link in the address bar or by the green/closed lock symbol of your browser. Unencrypted pages are marked by "http://" or an open or red lock symbol. All data that you transmit to this website - for example when making inquiries or logging in - cannot be read by third parties thanks to SSL encryption.

Cookies

Zur Datenerhebung und -speicherung werden häufig zusätzlich Cookies eingesetzt. Cookies sind kleine Datenpakete, die aus Text bestehen und von Ihrem Webbrowser beim Aufruf einer Webseite gespeichert werden. Cookies werden von uns eingesetzt, um dir eine optimale Nutzung der Webseiten zu ermöglichen. Sie werden in keinem Fall zur Nachverfolgung von personenbezogenen Nutzeraktionen oder zur Verhaltensanalyse verwendet. Sie werden ausschließlich dort eingesetzt, wo sie technisch notwendig bzw. sinnvoller als andere Techniken sind (im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. c EU-DSGVO): zur Erfassung deines Login-Status‘. Die Nutzung der Webseiten ist dem zur Folge überwiegend ohne den Einsatz von Cookies möglich. Für Funktionen bzw. Seiten, die eine Anmeldung oder ein Passwort benötigen, sind Cookies jedoch technisch erforderlich. Wir verwenden temporäre und permanente Cookies. Temporäre Cookies (auch Session-Cookies genannt) werden mit dem Schließen deines Webbrowsers automatisch gelöscht. Dauerhafte Cookies haben dagegen eine festgelegte Lebensdauer. Du kannst deinen Webbrowser so einstellen, dass bereits abgelegte Cookies gelöscht werden.

Overview of our cookies used

Contact persons for general data protection issues at the TU Berlin

TUB Data Protection Team

Annette Hiller

Alexander Hoffmeier

Dr. Mattis Neiling

info@datenschutz.tu-berlin.de

Responsible persons of the SKB of the TU Berlin

For the general responsibilities please refer to our Legal notice.

Scope of data collection and storage

For information on how we handle personal traffic data, please refer to the "General data protection notice" and the section on "Collection and storage of usage data".

Für die Nutzung unserer Webseiten ist die aktive Mitteilung deiner personenbezogenen Daten nicht erforderlich – damit die Sprach- und Kulturbörse der TU Berlin ihren Dienstleistungsauftrag erfüllen kann, benötigen wir im Einzelfall jedoch personenbezogenen Daten, deren Verarbeitung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. c EU-DSGVO erfolgt. Dies gilt insbesondere für die Beantwortung individueller E-Mail-Anfragen oder für den Prozess der Kursanmeldung und -verwaltung.

If you commission us to provide a service, we will only collect and store your personal data to the extent necessary for the provision of the service.

In exceptional cases, e.g. in the context of event registrations, you will be asked whether your data may be stored for the purpose of informing you about similar events that go beyond the pure processing of the event. In this case, your consent is voluntary; in case of refusal, you will not suffer any disadvantages.
An der Sprach- und Kulturbörse der TU Berlin werden Mailinglisten (SKB-Newsletter) als Instrument zur gezielten Informationsverteilung eingesetzt. Wenn du dich mit deiner E-Mail-Adresse in eine unserer Mailinglisten einträgst oder das Einverständnis hierfür erteilt hast, nutzen wir solange deine E-Mail-Adresse, um dich über Wichtiges und Neues zu informieren, bis du dich vom Bezug abmeldest oder austragen lässt.

Du kannst jederzeit und ohne Angaben von Gründen Ihr einmal erteiltes Einverständnis widerrufen und die Löschung deiner Daten verlangen. Letzteres beaufträgst du per E-Mail bei der datenhaltenden Stelle.

Change privacy settings

Privacy settings history

Revoke consents

Collection and storage of usage data

Log data

To optimize our website, we store data such as the IP address of your device, the page viewed, the date and time of the page view, the page from which you accessed our site.

Diese Daten werden zur Fehlerbehandlung und zum Erkennen von Missbrauchsversuchen vorgehalten, nach zwei Wochen automatisch gelöscht und nicht archiviert; eine dauerhafte Speicherung ist ausgeschlossen. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. c EU-DSGVO dar. Ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 EU-DSGVO ist nicht möglich aufgrund fehlender technischer Realisierbarkeit.

Contact forms

The data you send us via contact form, including your contact details, will be stored so that we can process your request or ask follow-up questions. This data will not be passed on to third parties without your consent.

The processing of the data entered in the contact form is based exclusively on your consent (Art. 6 para. 1 lit. a EU-DSGVO). A revocation of your already given consent is possible at any time. For the revocation, an informal notification by e-mail to the institution providing the respective contact form is sufficient. The legality of the data processing operations carried out until the revocation remains unaffected by the revocation.

Data transmitted via the contact form will remain with the institution contacted until there is no longer any need to store the data, you request us to delete it, or you revoke your consent to storage. Mandatory legal provisions - in particular retention periods - remain unaffected.

Matomo

On our websites, additional data is collected and stored using the web analytics service software Matomo (see www.matomo.org) auf Basis des berechtigten Interesses der Sprach- und Kulturbörse der TU Berlin an der statistischen Analyse des Nutzerverhaltens zu Optimierungs- und Marketingzwecken gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c EU-DSGVO Daten gesammelt und gespeichert. Wir verwenden eine eigene Matomo-Instanz auf Servern der TU Berlin, die nach den Empfehlungen des „Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz“ (ULD) Schleswig Holstein eingerichtet wurde:

• when you access the pages, your access data is immediately anonymized
• Matomo does not use cookies for tracking, but works solely on the basis of the anonymized IP address of your device and web page views.
• In addition to pages and files accessed, data is stored on the operating system used, browser, browser plug-ins, screen resolution, approximate location (e.g. "Berlin", but no specific address) and duration of visit.

If you have set the "Do Not Track" option in your browser, Matomo will not store or process any of your website visit data.

Simply Schedule Appointments

Zu Zwecken des Einstufungsprozesses für Sprachkurse werden durch Simply Schedule Appointments der Name und die E-Mail-Adresse gespeichert. Die Daten werden an die jeweiligen SKB Sprachdozierende weitergegeben, um den Einstufungsprozess durchführen zu können. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte findet ohne deine Einwilligung nicht statt.

Der folgenden Tabelle kann entnommen werden, welche personenbezogenen Daten verarbeitetet werden und welche Personengruppen darauf jeweils Zugriff haben:

The data entered by Simply Schedule Appointments is processed exclusively on the basis of your consent (Art. 6 para. 1 lit. a EU-DSGVO). You may revoke your consent at any time. For the revocation, an informal notification by e-mail to the institution is sufficient. The legality of the data processing operations carried out until the revocation remains unaffected by the revocation.

Durch Simply Schedule Appointments übermittelte Daten verbleiben zwei Jahre auf der TU Datenbank der angeschriebenen Einrichtung, außer du forderst uns zur Löschung auf oder widerrufst deine Einwilligung zur Speicherung.

WooCommerce

For purposes of the registration process for language courses, WooComerce stores the full name, email address, telephone number if applicable, address, university, student, employee or TU alumni credentials and bank details. The name, email address, phone number if applicable, and university will be forwarded to the respective SKB language instructors for further course-related communication. The name and email address will be forwarded to the SKB internal evaluation panel for course evaluation. The name, address and university will be forwarded to the TU internal accounting department. These data will not be passed on to third parties without your consent.

Der folgenden Tabelle kann entnommen werden, welche personenbezogenen Daten verarbeitetet werden und welche Personengruppen darauf jeweils Zugriff haben:

The processing of the data entered by WooCommerce is based exclusively on your consent (Art. 6 para. 1 lit. a EU-DSGVO). A revocation of your already granted consent is possible at any time. For the revocation, an informal notification by e-mail to the institution is sufficient. The legality of the data processing operations carried out until the revocation remains unaffected by the revocation.

Die durch WooCommerce eingegebenen User-Account Informationen (siehe Tabelle: Kontaktinformationen) werden nach zwei Semestern Inaktivität gelöscht. Die durch WooCommerce hochgeladenen Dateien (siehe Tabelle: Nachweise) werden nach Ende der jeweiligen Anmeldeperiode gelöscht. Die Löschung kann auch früher erfolgen, wenn du uns dazu aufforderst oder deine Einwilligung zur Speicherung widerrufst.

Durch WooCommerce übermittelte Daten verbleiben zwei Jahre auf der TU Datenbank der angeschriebenen Einrichtung, außer du forderst uns zur Löschung auf oder widerrufst deine Einwilligung zur Speicherung.

Place of storage and use of data for specific purposes

We collect, process and store your personal data exclusively internally (usually in the computer center of the TU Berlin) only for the purpose for which you have communicated it to us and thus observe the principle of the purpose-bound use of data. Your personal data will not be passed on to third parties without your express consent, unless this is necessary for the provision of the service or the execution of the contract. The transmission to state institutions and authorities requesting information will only take place within the framework of the legal obligations to provide information or if we are obliged to provide information by a court decision.

We also take internal university data protection very seriously. Our employees and the service providers we commission are bound by us to maintain confidentiality and to comply with the provisions of data protection law.

Right to information

Du erhältst jederzeit ohne Angabe von Gründen kostenfrei Auskunft über deine bei uns gespeicherten Daten. Hierzu wende dich bitte an die im Impressum angegebene Kontaktadresse. Gerne stehen wir dir für weitergehende Fragen zu unseren Datenschutzhinweisen zur Verfügung.

In addition, you have the right to rectification, deletion, restriction and transfer of your data.

Du hast auch das Recht jederzeit gegen die Verarbeitung der dich betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. c EU-DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Die fachverantwortliche Stelle darf danach die dich betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, diese kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die deinen Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Right of appeal

Should you recognize any indications that we are not handling your data in accordance with data protection regulations, you can contact the coordination team of the Language and Culture Exchange at any time.

Of course, you also have the right to contact the supervisory authority:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (Berlin Commissioner for Data Protection and Freedom of Information)

Friedrichstr. 219 / visitor entrance via Puttkamerstr. 16 -18

10969 Berlin

Tel.: +49 30 13889-0

Fax: +49 30 21550

Email: mailbox@datenschutz-berlin.de

Final notes

Note that data protection regulations and practices can change constantly, so it is necessary to keep up to date with changes in legal regulations and company practices.

This privacy policy applies only to content on www.skb.tu-berlin.de/ and does not cover the linked websites of downstream or external web servers.

Social media links

In our websites, we refer to TU Berlin-specific presences or profiles of social networks of the third-party providers listed below or offer the possibility to share our website in the social networks of the third-party providers listed below. The integration takes place via a linked graphic of the respective network, which prevents a connection to the respective server of the social network from being established automatically when you call up our web pages with such social media content, e.g. in order to display a post of the respective network itself. You will only be directed to the service of the respective social network by your active click on the corresponding graphic. The legal basis is Art. 6 para. 1 lit. a EU-DSGVO.

Information about you is then collected by the respective network. This is initially data such as the IP address of your terminal device, date, time and page visited. It cannot be ruled out that the data collected in this way is processed in the USA.

If you are logged in with your user account of the respective network during this time, the network operator may be able to assign the collected information of your specific visit to your personal account. If you interact via a "Share" button of the respective network, this information can be stored in your user account and may be published. If you want to prevent the collected information from being directly assigned to your user account, you must log out before clicking on the graphic. In addition, you have the option to configure your user accounts accordingly.

Social media third party services

Facebook

Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Ireland

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YouTube

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